1.    Байгуулгын албан бичгийг холбогдох зохион байгуулалтын нэгж ажилтнууд бэлтэгнэ.

2.    Албан бичиг төлөвлөхөд дараах нийтлэг нийтлэг шаардлага тавигдана:

Албан бичгийн хэл найруулга нь утга төгөлдөр түүний агуулга, хууль эрх зүйн үүднээс зөв томъёлогдсон товч тодорхой засвар орууллагүй итгээд болон бүдүүлэг үг хэллэг хэрэглээгүй зөв бичих дүрмийн дагуу бичигдсэн бөгөөд албан бичгийн стандартад бүрэн нийцсэн байна.

1.    Албан бичиг дараах бүрдлүүд байна. Үүнд:

ь  Байгууллагын нэр

ь  Байгууллагын хаяг

ь  Огноо

ь  Баримт бичгийн дугаар

ь  Үйлдсэн газрын нэр

ь  Харилцагч байгууллагын хаяг

ь  Баримт бичгийн тэргүү

ь  Бичвэр

ь  Хавсралтын тухай тэмдэглэл

ь  Гарын үсэг

ь  Тамга, тэмдэг

ь  Боловсруулсан тухай тэмдэглэл

2.    Албан бичгийг урьдчилан бэлтгэсэн хэвлэмэл хуудсан дээр зохион үйлдэнэ.      Албан бичиг нэг хуудсанд багтахгүй бол сүүлийн өгүүлбэрийг дарааагийн хуудсанд оруулж бичнэ. Түүнчлэн хуудаснаас хуудсанд өгүүлбэрийг шинэ хуудаснас эхлэн бичнэ.

3.    Албан бичгийг тодорхой нэг асуудлаар бичиг явуулна. Харин нэг байгууллагад шийдвэрлэгдэх өөр хоорондоо хобоотой хэд хэдэн асуудлууд байвал нэг албан бичиг төлөвлөж асуудал бүрийг догол мөрнөөс эхлэн бичнэ.

4.    Албан бичиг нь захидал үндсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Нэгдүгээр хэсэгт уг баримт бичгийг зохиож бүрдүүлсэн зорилго, үндэслэл шалтгааныг  дурдаж Хоёрдугаар хэсэгт санал, хүсэлт, дүгнэлт, шийдвэрийг тодорхойлох санал.

5.    Албан бичгийг байгууллагын нэрийн өмнөөс боловсруулж явуулах бөгөөд эрх хэмжээнийхэээ хүрээнд байгууллагын дарга, зохион байгуулалтын нэгжийн дарга нар чиг үүргийнхээ хүрээнд гарын үсэг зурна.

Удирдах дээд газарт болон адил статус бүхий байгууллагын удирдлагад  хаяглан явуулж буй баримт бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.

6.    Албан бичиг товч буюу дэлгэрэнгүй байж болно. Товч утгатай захидлын нэгээс хоёр хуудсанд багтааж бичнэ. Тодорхой нотолгоо үндэслэл тайлбар санал дүгнэлт шаардсан асуудлаар дэлгэрэнгүй албан бичиг төлөвлөх бөгөөд хэмжээний хуудас 5 хүртэл хуудастай байна.