1.    Хурал зөвлөгөө ажил хэргийн уулзалтын үед хуралдааны тэмдэглэл хөтөлдөг.

2.    Хуралдааны тэмдэглэл дараах бүрдэлтэй байна. Үүнд:

·        Байгулгын нэр

·        Баримт бичгийн нэр

·        Хуралдсан он сар өдөр

·        Дугаар

·        Үйлдсэн газрын нэр

·        Тэргүү

·        Бичвэр

·        Гарын үсэг баталгаа

·        Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэл

·        Санамжинд байх мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл

3.    Хуралдааны тэмдэглэл нь “хэлэлцсэн нь, “сонсон нь, “шийдвэрлэсэн нь” гэсэн дарааллаар хэлэлцсэн асуудал тус бүрээр бичэгдэнэ.

“Хэлэлцэсэн нь” гэсэн хэсэгт хуралдааны хэн даргалсан хэзээ хана болж өнгөрсөн хэн хэн оролцсон ямар асуудал хэлэлцсэн талаар бичнэ.

Хэрэв хуралд 15 дээш хүн оролцсон бол тэдгээрийн нэрийн жагсаалтыг хуралдааны тэмдэглэлд хавсаргана. Хэрэв хуралдааны тэмдэглэлийг зөвхөн тодорхой хүрээнд үзэж танилцах шаардлагатай бол “албан ажлын хэрэгцээнд гэсэн тэмдэглэгээс энхий хуудсан дээр хийнэ.

“Сонсон нь” гэсэн хэсэгт хуралдааны эхлэл явц хэлэлцсэн итгэл, сонсгол болон холбогдож гарсан асуулт хариулт санал шүүмжлэлийг хэлэлцсэн асуудлын дарааллаар үг хэлсэн тус бүрээр бичнэ.

“Шийдвэрлэсэн нь” гэсэн хэсэгт хуралдаанаас гаргасан шийдвэр дүгнэлт удирдлагын чанартай заалтууд хариуцсан эзэн гүйцэтгэх хугацааг тодорхой бичнэ. Хуралдаан дээр гаргасан ямар нэг онцгой санал дүгнэлтийг хуралдааны тэмдэглэлд тусгайлана хавсаргана. Хуралдааны ямар нэг баримт бичгийг хэлэлцэж баталсан бол энэ тухай хурлын тэмдэглэлд тусгаж уг баримт бичгийг хавсаргана.

4.    Хуралдааны тэмдэглэлийг стандартын дагуу бүрдүүлэх бөгөөд хурлын дарга нарийн бичгийн дарга, гарын үсэг зурсанаар бэлэн болно. Хуралдааны тэмдэглэлийг хурал дууссанаар 3 хоногт багтсан эцсийн байдлаар блтгэж зохих журмын дагуу албатуулсан байна.

5.    Хуралдааны тэмдэглэлийг хөтлөхдөө техник хэрэгсэл ашиглаж болно. Хэрэв хуралдааны тэмдэглэлийг соронзонхалсанд бичсэн бол үүнийг цаасан дээр буулгасны дараа хуралдааны нь бичлэгтэй тулгаж нягтлана.

Илтгэгч ярих зүйлээ  дэлгэцээр үзүүлэхээ бэлдсэн бол холбогдох бичлэгийг цаасан дээр хэвлэн хуралдсаны тэмдэглэлд хавсаргаж болно. Хуралдааны дүрс бичлэгийг тусдан төрөлжүүлэн бүртгэн зохих журмын дагуу хадгална. Хуралдааны үеэр санал хураалт явуулсан бол санал хураалтын явц үр дүн хуралдааны тэмдэглэлд тусгаж энэ талаар хуралдаанаас гаргасан тогтоол шийдвэрийг түүнд хавсаргана.

6.    Шаардлагатай бол хуралдааны тэмдэглэлд түүний хуулбарыг холбогдох газруудад жагсаалтаар хөргүүлнэ.

7.    Хуралдааны шийдвэрээс холбогдох хэсгийн үүрэг өгөгдсөн газруудад хуулбарлана өгөх шаардлага гарвал “хуралдааны тэмдэглэлээс” гэж бичээд тухайн баримт бичгийг сар өдөр дугаарыг  тавьж тэмдэг дарж хөрвүүлнэ.