1. Тодорхой хугацаанд гаднаас ирсэн, гадагш явуулсан ба дотооддоо боловсруулсан баримт бичгийн нийт хэмжээг бүртгэлийн журнал, бүртгэл-хяналтын карт, өгөгдлийн санд байгаа мэдээллийг үндэслэн гаргана.

2. Баримт бичгийн эргэлтийн нийт тоо хэмжээ, өөрчлөлт, хөдөлгөөнийг Төрийн захиргааны удирдлагын газар /хэлтэс/ нэгтгэн, байгууллагын удирдлагад жилд 2-оос доошгүй удаа танилцуулж байна.

3. Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг бичвэр бүхий А-4 хэмжээтэй хуудасны тоогоор гаргана. Олшруулсан хувийг эх бичгээс тусад нь тоолно. Хоёр талдаа бичвэртэй баримтын ху...

1. Цахим мэдээ, захидлыг боловсруулахдаа дараах журмыг мөрдөнө.

-электрон шуудангийн хаягийг байнга шалгах,

-он, сар, өдрийг нягтлах,

-caps lock товчлуурыг ашиглахгүй байх,

-том үсгээр бичихгүй байх,

-ѐсорхуу мэндчилгээ, үг хэллэг хэрэглэхгүй байх,

-утга санаа, үг өгүүлбэр товч, тодорхой байх,

-илгээсэн захидал, мэдээний хуулбар компьютерийн санамжинд хадгалагдсан байх.

2. Цахим баримтыг дамжуулах, хүлээн авах ажиллагаа дараах журмаар явагдана.Үүнд:

-Тусгай зөөгч дээрх баримтыг өөр байгууллагад явуулахдаа албан бичгээр дагалдуулна.

1. Байгууллагын удирдлага болон холбогдох хэлтэс, нэгжийн удирдлагын цохолттой баримт бичгийг бичиг хэрэгт бүртгэн, хариуцан шийдвэрлэх ажилтан /цаашид гүйцэтгэгч ажилтан гэх/-д шилжүүлнэ. Яаралтай шийдвэрлэх баримт бичгийг бүртгэсэн даруйд нь холбогдох ажилтанд шилжүүлнэ.

2. Байгууллагын удирдлагын цохолттой бичгийг холбогдох ажилтанд шийдвэрлүүлэхээр шилжүүлэхдээ нэгжийн удирдлагад заавал урьдчилан мэдэгдсэн байна.

3. Байгууллагын удирдлагаас бодлогын баримт бичиг, төсөл, хөтөлбөр боловсруулахаар ажлын хэ...

1. Явуулах бичгийг гарын үсэг зурсан буюу батлагдсан өдөрт нь бичиг хэрэгт төвлөрүүлж бүртгэнэ. Явуулах бичгийн агуулга, хэл найруулга, стандартын бүрдлийг боловсруулсан ажилтан хариуцна.

2. Явуулах бичгийг энэхүү зааврын 14 дүгээр хавсралтад заасан маягтын дагуу явуулсан баримт бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ. Явуулж байгаа баримт бичигт хариу ирүүлэхээр заасан бол “хариутай эсэх” гэсэн 8-р баганад оны эхнээс дугаар өгч, тэмдэглэнэ.

_____________________________

*-Хэрэв баримт бичгийн бүртгэлийг гараар хөтөлж байгаа бол баримт бичгийн тухай мэдээллийг бүртгэлийн жу...

3.3.1. Баримт бичгийг бүртгэх гэдэг нь тэдгээрийг бүртгэл-хяналтын хэлбэр /бүртгэлийн журнал, бүртгэл-хяналтын карт, өгөгдлийн сан/-т оруулж, тэмдэглэл хийх ажилбар болно.

3.3.2. Судалж шийдвэрлэх, хариу өгөх болон мэдээлэл-лавлагаанд шаардлагатай бүх баримт бичгийг заавал бүртгэнэ. Бичиг хэрэгт бүртгээгүй баримт бичгийг хүлээн авч, шийдвэрлэхийг хориглоно.

3.3.3. Ирсэн бичгийг бүртгэх болон бүртгэлгүй шилжүүлэх гэж ангилна. Бичиг хэргийн ажилтан бүртгэлгүй шилжүүлэх баримт бичгийн жагсаалтыг 7 дугаар хавсралтад үзүүлсний дагуу гаргаж, мөрдөнө.

3.3.4. Ирсэ...

3.2.1. Ирсэн бичгийг бичиг хэрэгт төвлөрсөн журмаар хүлээн авна. Ирсэн бичгийг хүлээж авсны дараа хаяг бүрдлийг шалгаж бүртгэх, урьдчилан танилцах, ангилах, удирдлагад танилцуулж цохолт хийлгэх, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх зэрэг ажилбарууд хийгдэнэ.

3.2.2. Албан бичгийг хүлээж авахдаа юуны өмнө зөв хаягласан, бүрдэл бүрэн эсэхийг шалгана. Баримт бичиг буруу хаягласан, бүрдэл дутуу зэрэг зөрчилтэй бол ирсэн хаягаар нь буцааж хүргүүлэх арга хэмжээ авна.

3.2.3. Гарт нь гэсэн бичгийн дугтуйг задлалгүй, бүртгэлийн тэмдэг дараад, гаднах хаягаар нь бүртгэн...

2.5.1. Баримт бичгийг бичвэр хянах Windows, word программыг ашиглан “Монгол хэлний компьютерийн үсгийн тогтолцоо. Кирил ба Монгол үсгийн нэгдсэн код” MNS 5552:2005 стандартаар үйлдэнэ.

2.5.2. Баримт бичгийг Arial, Times new roman зэрэг үсгийн фонтыг ашиглан бичих бөгөөд бичвэрийн мэдээллийн үсгийн хэмжээ нь 12-14, хүснэгтэн мэдээллийнх 10-12 байна. Бичгийн мөр хоорондын зайг 1.0-1.5-аар авна. Олшруулах шаардлагатай текстэн мэдээллийг компьютерт шивэхдээ мөр хоорондын зайг 2.0-оор авч бичнэ.

Баримт бичгийг боловсруулах компьютер нь Unicode-ийг дэмждэг ...

2.5.1. Баримт бичгийг бичвэр хянах Windows, word программыг ашиглан “Монгол хэлний компьютерийн үсгийн тогтолцоо. Кирил ба Монгол үсгийн нэгдсэн код” MNS 5552:2005 стандартаар үйлдэнэ.

2.5.2. Баримт бичгийг Arial, Times new roman зэрэг үсгийн фонтыг ашиглан бичих бөгөөд бичвэрийн мэдээллийн үсгийн хэмжээ нь 12-14, хүснэгтэн мэдээллийнх 10-12 байна. Бичгийн мөр хоорондын зайг 1.0-1.5-аар авна. Олшруулах шаардлагатай текстэн мэдээллийг компьютерт шивэхдээ мөр хоорондын зайг 2.0-оор авч бичнэ.

Баримт бичгийг боловсруулах компьютер нь Unicode-ийг дэмждэг ...

Гадаадад явуулах албан бичиг нь дараах бүрдлүүдтэй байна.

2.6.1. Харилцагчийн хаяг /The heading/

Гадаадад явуулах албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр харилцагчийн хаяг заавал бичигдэх бөгөөд энэ нь байгууллагын нэр, шуудангийн болон и-мэйл хаяг, утас факсын дугаараас бүрдэнэ.

2.6.2. Бүртгэлийн дугаар /Reference/

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарыг хуудасны зүүн дээд буланд буюу харилцагчийн хаягийн /Headind/ дор, эсвэл захидлын төгсгөлд хавсралтын /Enclosure/ өмнө бичнэ. Мөн бүртгэлийн дугаарыг бичихдээ хариуцан явуулж буй хэлтэс, нэгжийн индексийг за...